Dlaczego pracownicy Cię nie słuchają?

Jak uniknąć nieporozumień w firmie między pracownikami a szefem? Wydaje się być to trudnym zadaniem, a może wystarczy jednak skupić się na mądrej komunikacji? W tym miejscu dowiesz się, dlaczego pracownicy Cię nie słuchają, zdradzę Ci także skuteczne sposoby na rekrutację pracowników oraz podpowiem gdzie szukać wiedzy na temat komunikacji w zespole.

Dlaczego pracownik nie słucha szefa ?

Jeżeli pojawia się problem, gdzie pracownik nie słucha szefa, czas znaleźć przyczynę takiego faktu. Mogłoby się wydawać, że problem leży po stronie tylko pracownika, lub wyłącznie po stronie szefostwa. Warto jednak pamiętać, że proces komunikacji to dwie strony medalu. Komunikacja, można by powiedzieć jest głównym ogniwem i filarem całej firmy, to właśnie jej proces wpływa na wyniki firmy chociażby te finansowe.

Warto zadbać o ten aspekt za wczasu, nie czekać do momentu kiedy w firmie wydarzy się coś złego, lub kiedy pojawi się zastój i nie będzie można ruszyć do przodu z jakimkolwiek działaniem.

Jak znaleźć odpowiedź na to pytanie

Przede wszystkim warto odpowiedzieć sobie na pytanie w jakim kontekście ten konkretny pracownik Ciebie nie słucha. Być może Ty zlecasz mu zadanie a on tego zadania nie wykonuje, mimo wcześniejszej umowy, że zlecenie będzie przygotowane.

Inny typ sytuacji, który może mieć miejsce to omówienie z pracownikiem wszystkich zasad i ram wykonania danego zadania, pracownik się na nie zgadza a w rezultacie wykonuje zadanie zupełnie po swojemu nie patrząc na wcześniejsze ustalenia.

Dlaczego takie sytuacje w biznesach mają miejsce? Przede wszystkim należy zadać pytanie ,,co się wydarzyło wcześniej, że teraz tak jest?” i co najważniejsze – znaleźć na nie odpowiedź. Pytania pomocowe które w dużej mierze mogą pomóc rozwiązać tą zagadkę brzmią następująco:

1. Czy jest jakiś konkretny powód dla którego dany pracownik wykazuje takie zachowania?
2. Czy to nasza wcześniejsza komunikacja oraz przede wszystkim czy moje przekazywanie informacji dotyczące zadań spowodowały taki stan rzeczy?
3. Czy istnieje szansa, że to ja jako szef błędnie i nieprecyzyjnie przekazuję informacje swoim pracownikom?

Skąd wiedzieć, że proces komunikacji przebiega jak należy?

Przede wszystkim, należy zwrócić uwagę na samego siebie oraz na to w jaki sposób komunikuje się z innymi ludźmi. Między innymi aby mieć pewność, że komunikacja na linii szef – pracownik jest odpowiednia należy wziąć pod uwagę kilka czynników.

Najważniejsze z nich to:

1. Słuchanie co pracownik mówi do Ciebie, w jaki sposób się z Tobą komunikuje, należy wykształcić w sobie umiejętność aktywnego słuchania
2. Drążenie oraz zadawanie pytań dodatkowych które dadzą pewność obu stronom, że wszystko co zostało omówione jest jasne
3. Skupienie uwagi na tym co mówi i jak mówi osoba z którą pracujesz, słuchanie na poziomie głębszym a nie tylko powierzchownym
4. Rozumienie temperamentów
5. Rozumienie energii innych czyli introwersja i ekstrawersja

To jest ważne!

Poziom komunikacji u Ciebie jako szefa musi być dużo wyższy niż Twojego pracownika. Zapytasz, ale dlaczego? A no dlatego, że nie możesz oczekiwać od swojego podwładnego, który pracuje dla Twojej firmy, że będzie on ekspertem komunikowania się. Zdecydowanie większa odpowiedzialność leży po Twojej stronie.

Problem przyspieszonej rekrutacji

Proces rekrutacji może różnić się w zależności od firmy i branży, jednak istnieje kilka typowych etapów, które często są częścią tego procesu. Należy pamiętać, że mimo szybkiego procesu rekrutacji, ważne jest zachowanie odpowiedniej staranności i uwagi w ocenie kandydatów. Szybkość nie powinna przekraczać jakości, a firmy powinny nadal zapewnić uczciwość, obiektywność i sprawiedliwość w całym procesie rekrutacyjnym. Czy zawsze jest tak idealnie? – Niestety nie.

Jak nie powinien wyglądać proces rekrutacji?

Wiele osób pełniących role rekrutera nie do końca zdaje sobie sprawę jak faktycznie powinien przebiegać rzetelny proces rekrutacji. Osoby zajmujące się rekrutacją, popełniają pewne błędy, które mogą negatywnie wpływać na cały proces. Oto kilka najczęstszych błędów popełnianych przez osoby rekrutujące:

1. Cały proces przebiega bardzo szybko
2. Rekrutacja jest przeprowadzana w sposób powierzchowny
3. Rekrutacje są deklaratywne czyli pracownik deklaruje, że potrafi a szef przyjmuje bez sprawdzania czy faktycznie tak jest

Na co należy zwracać uwagę na poziomie rekrutacji

1. Zwrócenie uwagi na osobę

Przede wszystkim należy popatrzyć szerzej na daną osobę, niezwykle ważne jest sprawdzenie czy dany kandydat będzie w stanie wpasować się w firmę, w model komunikacyjny który obowiązuje, oraz do zespołu z którym będzie potencjalnie pracował.

2. Sprawdzenie na jakiej płaszczyźnie mentalnej znajduje się kandydat

Krótko mówiąc mam na myśli sprawdzenie danego kandydata na ile jest on faktycznie w stanie przyjmować informacje zwrotne, zapoznawać się z nowościami, na ile jest on elastyczny do pracy z którą przyszło mu się zmierzyć. Do Ciebie jako szefa należy teraz odpowiedzialne zadanie, bowiem musisz uważnie słuchać i obserwować zarówno komunikację werbalną jak i niewerbalną. Co więcej, oprócz skupiania na się na komunikacji, należy obserwować także zachowanie na przykład w sytuacji kiedy zlecasz pracownikowi zadanie.

3. Rozmowa na innej płaszczyźnie

Ten element jest niezwykle ważny, ponieważ to właśnie on pozwoli poznać co w danym człowieku siedzi głębiej. Nie należy zadawać szablonowych pytań, na które odpowiedzi można znaleźć w internecie, wynika to z tego, że każdy kandydat jest na te pytania przygotowany i jest wysokie prawdopodobieństwo, że wszyscy odpowiedzą bardzo podobnie. A nie to jest celem rozmowy.

Tutaj chodzi o faktyczne poznanie człowieka, który potencjalnie może być Twoim pracownikiem. Musisz się dowiedzieć, co ta osoba myśli, lecz jednak by to zrobić musisz zbudować taką atmosferę, by kandydat się otworzył i śmiało rozmawiał. Jednak to nie jest Twoje jedyne zadanie, oprócz tego należy być uważnym, patrzeć w oczy, zadawać ciekawe pytania otwarte a co najważniejsze aktywnie słuchać.

Jak zatrudnić dobrego pracownika – FILM

Wskazówka dla rekrutera: Jak zatrudnić dobrego pracownika?

Gdzie szukać wiedzy na temat komunikacji?

Komunikacja międzyludzka jest bez wątpienia wymagającym procesem. Przez to, że każdy człowiek jest inny występują pewnego rodzaju bariery. Mogą mieć one różne źródło jednak ważne jest, aby być świadomym tych trudności i dążyć do rozwijania umiejętności komunikacyjnych, takich jak słuchanie, wyrażanie się jasno i precyzyjnie oraz budowanie empatii, aby przeciwdziałać potencjalnym barierom w komunikacji.

Gdzie w takim razie szukać rzetelnej wiedzy która pomoże dążyć do ulepszenie procesu komunikacji?

Typologia temperamentu

Mogło by się wydawać, że temperament nie ma aż tak znaczącego wpływu na proces komunikacji, okazuję się jednak, że jest to tak na prawdę podstawa i baza na której wszystko się opiera. Ponieważ właśnie na tej płaszczyźnie, można zobaczyć czy współpraca będzie przebiegała płynnie, czy będziecie do siebie pasować, czy komunikacja będzie otwarta a jeśli nie to co będzie stanowiło przeszkodę. Wiedza na ten temat, pozwoli poznać na których etapach wspólnej pracy będzie zachodziło pewnego rodzaju tarcie, i co będzie wymagało dopracowania.

Jak skutecznie krytykować pracownika?

Warto przed wylaniem krytyki na swojego pracownika, zapoznać się z jego obecną sytuacją. Ponieważ ludzką rzeczą jest popełnianie pewnych błędów, których powodów może być milion. By skutecznie krytykować zachowując szacunek do danej osoby należy pamiętać o kilku ważnych aspektach tejże krytyki.

Nie należy blokować

Co to właściwie znaczy by nie blokować osoby? Oznacza to przede wszystkim to, by nie doprowadzać swoimi komunikatami do sytuacji w której dana osoba, która popełnia błędy, nie będzie chciała rozmawiać co tak na prawdę się dzieje. Prawdopodobnie, owy pracownik wejdzie w tryb defensywny, lub podejmie zachowania agresywne. Zadzieje się tak, ponieważ komunikaty które Ty jako szef kierujesz do pracownika są postrzegane przez niego jako atak na niego.

Zamiast mówić ,,no i jaki masz problem?”, ,,co się dzieje, tyle razy to już było robione a ty popełniasz błąd?”, należałoby jednak wziąć tą osobę na rozmowę, warto jednak pamiętać, by była to rozmowa bardziej przyjacielska niż na zasadzie sztywnego wywiadu pod tytułem ,, co złego u Ciebie się dzieje?”. Jeżeli jako szef jesteś zadowolony ze wcześniejszej pracy konkretnego pracownika, a teraz dzieje się coś niepokojącego, to Twoim zadaniem jest okazać troskę i zainteresowanie.

Klasyczny ochrzan

Warto mieć na uwadze, że taki klasyczny ochrzan w wielu przypadkach nie jest zły a jest wręcz potrzebny. Lecz jest potrzebny wyłącznie na pewnym poziomie – na poziomie eksperta.

Ważne jest jednak by wcześniej wziąć pracownika do siebie na pierwszą rozmowę i przedstawić mu swój punkt widzenia na daną sytuację, oraz zadać temu pracownikowi pytanie – co on jest w stanie zrobić, jakie działania zamierza podjąć by wyjść z tej sytuacji. Jeżeli jednak nie wywiązuje się ze wcześniejszej umowy, należy ponowić spotkanie na rozmowę, rozpocząć ją od tego na co się umawialiście.

Należy pamiętać by rozmowa przebiegała w sposób otwarty, empatyczny. Jako szef wypadałoby Ci zapytać swojego pracownika – co się stało? – że nie udało Ci się przygotować tego na co się umawialiśmy? Możesz zaoferować mu pomoc, by wykonał to zadanie w sposób prawidłowy.

To ten czas

Dopiero kiedy po dwóch konkretnych rozmowach, efektu którego oczkujesz nie ma, to dopiero jest to właściwy moment na ten klasyczny ochrzan pracownika. Jak zrobić go poprawnie? Przede wszystkim należy zacząć od faktów, wyjść od tego na co się poprzednim razem umówiliście. Ponadto należy powiedzieć także, co Tobie jako szefowi robi to, że on jako podwładny nie wykonał zadania. To także dobry moment by odnieść się do swoich emocji. Masz takie prawo by powiedzieć jak na Ciebie oddziałuje, pasywność Twojego pracownika.

To jest odpowiedni czas by powiedzieć, że czujesz się zawiedziony, zły, rozczarowany, mimo, że są to mocne słowa. Jest to również moment na przedstawienie mu szerszego kontekstu konsekwencji swoich działań, których tak na prawdę nie podjął. Masz prawo pokazać temu pracownikowi w jaki sposób jego zaniechania oddziałują na firmę. Czyli konkretnie co w związku z j niewykonaniem przez niego zadania się wiąże – na przykład reklamacja klienta, zastój działu lub całej firmy. W tym miejscu już nie ma miejsca na otwarte, miękkie rozmowy czy pytania. Jest to pora by postawić granice oraz dać mocną i bardzo dobitną informację zwrotną.

To ważne!

Choć bez wątpienia w grę bardzo często wchodzą nerwy, nie należy zapominać o szacunku do drugiego człowieka. Dając nawet bardzo mocną informację zwrotną, musisz zadbać o to by nie była ona upokorzeniem dla tej drugiej osoby. Ponieważ gdy ten poziom upokorzenia się pojawi, człowiek się zamknie w sobie, na swoim poziomie emocjonalnym poczuje się potraktowany niehonorowo.

Pracownicy a generowanie konfliktów

By odpowiedzieć na to pytanie należy cofnąć się do samego początku, czyli do zagadnienia o temperamencie. Jeżeli ludzie nie rozumieją swoich temperamentów, nie potrafią się poprawnie komunikować. Podłożem konfliktów bardzo często jest również brak zaufania, a jeżeli w zespole nie ma zaufania to analogicznie – nie ma także rozmów. Niejasne przekazy, niezrozumienie czy brak otwartej komunikacji mogą powodować frustrację i niezadowolenie.

Ukrywanie informacji, nie ujawnianie problemów, to tak na prawdę skutek strachu przed podjęciem rozmowy i omówieniem tego co nie działa tak jak powinno. Ludzie bardzo często się zasłaniają drogą mailową, ponieważ tak jest zdecydowanie łatwiej.

Konflikty interpersonalne, takie jak nieporozumienia, złe relacje, uprzedzenia czy nieodpowiednie zachowanie, mogą prowadzić do konfliktów między pracownikami. Problemy komunikacyjne i trudności w budowaniu pozytywnych relacji mogą pogłębiać te konflikty.

Jak rozwiązywać konflikty gdy pracownicy są na linii ognia?

Rozwiązywanie konfliktów między pracownikami może być skomplikowanym zadaniem, ale istnieje kilka skutecznych strategii, które można zastosować. Oto kilka sposobów radzenia sobie z konfliktami w miejscu pracy:

Komunikacja i słuchanie

Zachęcaj pracowników do otwartej i uczciwej komunikacji. Daj każdej stronie możliwość wyrażenia swoich poglądów i uczuć. Słuchaj aktywnie, starając się zrozumieć perspektywę każdej osoby. Unikaj osądzania i krytykowania, skupiając się na poszukiwaniu rozwiązań. Co najważniejsze nie stawaj po żadnej nie stron, a przede wszystkim zadbaj o to by nie doszło do zaciętej konfrontacji.

Mediator – osoba postronna

Wprowadź mediatora, neutralną osobę, która pomoże stronom w konflikcie znaleźć wspólne rozwiązanie. Mediator może pomóc w ułatwieniu dialogu, identyfikacji głównych problemów i wspólnym poszukiwaniu kompromisów. A przede wszystkim w żadnym stopniu nie jest zaangażowany w konflikt. Nie będzie od niego oczekiwano przyjęcia żadnej ze stron, które obwiniają się nawzajem.

Budowanie empatii

Zachęcaj pracowników do empatycznego spojrzenia na perspektywę drugiej strony. Zachęcaj do zrozumienia, jakie potrzeby, obawy i troski ma każda strona konfliktu. Budowanie empatii może pomóc w budowaniu większego zrozumienia i współpracy. Bez wątpienia jest to długi proces, wymagający odpowiedniego zaangażowania i chęci, jednak warto próbować i dążyć do sukcesu.

Rozmowa z agresywnym pracownikiem

Jeżeli dany człowiek przez pewien czas jest uległy, zachowuje bierną postawę, w pewnym momencie będzie musiał to skompensować. Gdy wejdzie w reakcję agresji, to Twoim zadaniem – choć może się wydawać to absurdalne, musisz przyjąć jego emocje i zachowanie. Odpowiedzieć sobie na pytanie co jest podłożem zachowanie tej osoby? Co mogło wywołać te reakcje? Dlaczego ten człowiek podchodzi w taki atakujący sposób?

Ty jako szef musisz chcieć zrozumieć, o co tak na prawdę chodzi. Bez dwóch zdań, to nie jest proste do wykonania zadanie, zwłaszcza gdy w grę wchodzą tak silne emocje. Musisz jednak dać mu przestrzeń i możliwość wytłumaczenia tej trudnej dla pracownika sytuacji. Prawdopodobnie potrzebuje on wylać z siebie te ciążące na nim emocje a ty jako głowa firmy masz duży wpływ i dużą moc i do Ciebie należy nauczenie się praca z takimi emocjami.

Podsumowanie

Słowami podsumowania chciałbym zaznaczyć, jak niesamowicie ważną rolę gra komunikacja. Jest ona filarem całej firmy i atmosfery w pracy. Unikanie wojny komunikacyjnej wymaga stałej uwagi i działania ze strony zarządu i kierownictwa a także zaangażowania pracowników. Wzmacnianie pozytywnej kultury organizacyjnej i promowanie zdrowej komunikacji są kluczowe dla zapobiegania i rozwiązywania konfliktów. By jednak wszystko szło w dobrym kierunku, jest potrzebna przede wszystkim dobra atmosfera i chęć zmiany i naprawy gdy dzieje się coś niepokojącego.

Inspiracja artykułu

Inspiracją do tego artykułu jest odcinek na kanale ,,Przygody Przedsiębiorców” której główną bohaterką jest Magdalena Wojtkowiak pod tytułem Jak uniknąć wojny między działaniami w firmie ?

---

---