Process Iceberg – co kryje się pod powierzchnią Twojej organizacji?

Process Iceberg

W świecie biznesu, zrozumienie i optymalizacja procesów biznesowych jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Jednakże, nie wszystkie aspekty procesów są widoczne na pierwszy rzut oka. Analogia do góry lodowej doskonale ilustruje tę sytuację w kontekście zarządzania procesami – widoczna jest tylko jej niewielka część, podczas gdy znaczna większość pozostaje ukryta pod powierzchnią wody. Ta niewidoczna część, znana jako „Process Iceberg”, jest często kluczem do zrozumienia i rozwiązania wielu problemów operacyjnych.

Process Iceberg – góra lodowa

Process Iceberg - góra lodowa
Process Iceberg – góra lodowa

Proces góry lodowej opisany przez Tony’ego Manna mówi, że 80% sukcesu w spotkaniu można osiągnąć dbając tylko o dwa obszary. Są to cele i zadania spotkania oraz sposób, w jaki je osiągniesz, wykorzystując odpowiednie „procesowe” narzędzia i techniki.

Process Iceberg to metafora, która odnosi się do procesów biznesowych i sposobów, w jakie one są widziane i zarządzane w organizacji. Metafora ta nawiązuje do góry lodowej, która reprezentuje proces biznesowy, a jej widoczna część to tylko niewielka część całego procesu.

Podobnie jak w przypadku góry lodowej, tylko niewielka część procesu biznesowego jest widoczna na zewnątrz, a większość procesu jest ukryta. Dlatego istotne jest, aby menedżerowie i liderzy organizacji zrozumieli cały zakres procesu biznesowego, a nie tylko jego zewnętrzną część.

W procesie Iceberg kluczowymi elementami są:

  • Widoczna część procesu – Obejmuje elementy procesu, które są łatwo widoczne i mierzalne, takie jak wyniki finansowe, wskaźniki wydajności, ilość sprzedanych produktów, itp.
  • Ukryta część procesu – Obejmuje elementy procesu, które są mniej widoczne lub trudne do zmierzenia, takie jak kultura organizacyjna, relacje między pracownikami, sposoby komunikacji w organizacji, itp.

Warto zrozumieć, że zarządzanie procesami biznesowymi to nie tylko skuteczne zarządzanie widoczną częścią procesu, ale również zarządzanie ukrytą częścią. Zarządzanie całością procesu biznesowego pozwala organizacjom na osiąganie lepszych wyników i skuteczniejsze realizowanie celów biznesowych.

Co kryje się pod powierzchnią?

Podobnie jak w przypadku rzeczywistej góry lodowej, tylko niewielka część procesów biznesowych jest widoczna i łatwo mierzalna. Są to zazwyczaj te aspekty, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem konkretnych zadań lub działaniami, które można łatwo zaobserwować, takimi jak czas wykonania zadania czy liczba wyprodukowanych jednostek. Jednak pod powierzchnią kryją się czynniki, które mają ogromny wpływ na wydajność i skuteczność tych procesów, w tym:

  • Normy i wartości kulturowe – Wpływają one na to, jak pracownicy postrzegają swoje zadania i jak angażują się w ich realizację.
  • Nieformalne sieci komunikacyjne – Często ważniejsze niż oficjalne kanały komunikacji, mogą znacznie przyspieszyć lub opóźnić przepływ informacji.
  • Emocje i motywacja pracowników – Ich zaangażowanie i poziom satysfakcji mogą wpływać na jakość pracy i efektywność wykonania zadań.
  • Niepisane zasady i procedury – Często istnieją obok formalnych procesów i mają znaczny wpływ na codzienne działania.

Jak zarządzać Process Iceberg?

Rozpoznawanie i zarządzanie niewidocznymi aspektami procesów wymaga zastosowania holistycznego podejścia do zarządzania i ciągłego monitorowania. Oto kilka kluczowych strategii:

  • Zachęcanie do otwartości i transparentności – Promowanie kultury, w której pracownicy czują się swobodnie dzieląc się wiedzą i opiniami.
  • Inwestowanie w rozwój pracowników – Organizowanie szkoleń i warsztatów, które nie tylko podnoszą umiejętności, ale również budują poczucie przynależności i lojalności.
  • Monitorowanie i reagowanie na zmiany w otoczeniu wewnętrznym – Regularne ankiety i feedback od pracowników mogą pomóc w identyfikacji ukrytych problemów i potrzeb.
  • Adaptacja do zmieniającego się otoczenia – Elastyczność w procesach pozwala szybko reagować na nieoczekiwane zmiany i wyzwania.

Kim jest facylitator?

Facylitator ułatwia grupie efektywną współpracę i komunikację
Facylitator ułatwia grupie efektywną współpracę i komunikację

Facylitator to osoba, która ułatwia grupie efektywną współpracę i komunikację. Jego głównym celem jest pomoc grupie w osiągnięciu określonego celu, czy to poprzez rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, czy generowanie pomysłów. Facylitator działa jako neutralny uczestnik procesu, skupiając się na metodologii pracy grupy, nie zaś na treści dyskutowanych tematów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat facylitacji kliknij tutaj

Jakie są główne zadania facylitatora?

  1. Przygotowanie spotkania:
    • Definiowanie celów spotkania wraz z zespołem lub liderami.
    • Planowanie agendy oraz metodyki pracy, która najlepiej odpowiada na potrzeby grupy i cel spotkania.
    • Przygotowanie narzędzi i materiałów wspierających proces facylitacji.
  2. Prowadzenie spotkania:
    • Zarządzanie czasem i zapewnienie, że wszystkie punkty agendy są omówione.
    • Stosowanie technik ułatwiających komunikację i współpracę, takich jak burza mózgów, grupowe dyskusje czy warsztaty.
    • Utrzymywanie neutralności i obiektywności, zapewniając, że każdy członek grupy ma możliwość wypowiedzenia się.
  3. Moderowanie dyskusji:
    • Rozwiązywanie konfliktów i zarządzanie dynamiką grupy.
    • Zachęcanie do otwartej i konstruktywnej komunikacji.
    • Umożliwianie osiągnięcia konsensusu lub przyjęcia efektywnych decyzji.
  4. Podsumowanie i dokumentacja:
    • Podsumowywanie kluczowych wniosków i decyzji podjętych podczas spotkania.
    • Przygotowanie i dystrybucja protokołów lub innych form dokumentacji.
    • Zapewnienie, że wszystkie osoby odpowiedzialne za dane działania wiedzą, co należy robić po zakończeniu spotkania.
  5. Ocena i feedback:
    • Zebranie opinii od uczestników na temat efektywności spotkania.
    • Analiza, co można poprawić w przyszłości, aby spotkania były bardziej efektywne.

Rola facylitatora jest szczególnie istotna w sytuacjach, gdzie grupa musi poradzić sobie z złożonymi problemami lub kiedy różne interesy w grupie mogą prowadzić do konfliktów. Profesjonalny facylitator może pomóc w przełamaniu barier komunikacyjnych, zwiększeniu zaangażowania uczestników oraz w osiągnięciu optymalnych wyników pracy grupowej. Jego praca wpływa nie tylko na efektywność spotkań, ale także na ogólną kulturę współpracy w organizacji.

Zrozumienie i efektywne wykorzystanie umiejętności facylitatora w praktyce biznesowej jest zatem kluczowe dla wspierania innowacyjności, efektywności operacyjnej oraz ogólnego zadowolenia pracowników.

Facylitator i Process Iceberg w praktyce

Spotkanie przebiega dobrze, gdy pozostali uczestnicy czują się docenieni i zrozumiani. Aby stworzyć takie poczucie, wykwalifikowany facylitator powinien zadbać o dwa kluczowe obszary:

  • Pierwszy obszar to cele i zadania – czyli cele spotkania i konkretne zadania związane z osiągnięciem tych celów. Tę górę lodową nazywamy wskazówką procesową nr 1. Wiedza o tym, co trzeba osiągnąć, pomaga uczestnikom określić, jak najlepiej się porozumieć i osiągnąć swoje indywidualne cele.
  • Drugi obszar to proces – rozumiany jako zestaw powiązanych ze sobą narzędzi i technik odpowiednio dobranych do zaplanowanych zadań.

Te dwa obszary to nasz czubek góry lodowej, którą należy się zająć nie tylko podczas spotkań, ale także przed ich rozpoczęciem.

Podsumowanie

Zrozumienie i efektywne zarządzanie Process Iceberg może stanowić różnicę między organizacją prosperującą a taką, która walczy o przetrwanie. Kluczem jest nie tylko skupienie się na mierzalnych, widocznych aspektach procesów, ale również na tych ukrytych, które wymagają uwagi i zrozumienia. Wysoki poziom świadomości organizacyjnej i gotowość do adaptacji są fundamentem w osiąganiu długoterminowej efektywności operacyjnej. Zrozumienie i efektywne wykorzystanie umiejętności facylitatora w praktyce biznesowej jest kluczowe dla wspierania innowacyjności, efektywności operacyjnej oraz ogólnego zadowolenia pracowników.

Kim jestem?

Nazywam się Maciej Ziegler, jestem inżynierem informatykiem, specjalistą od rozwiązań internetowych, oraz od poprawiania biznesów.

Na co dzień przede wszystkim jestem właścicielem firmy, w której razem z współpracownikami staram się zapewniać kompleksowe wsparcie moich klientów, począwszy od dobrej strony internetowej, budowę / naprawę lejków sprzedażowych, obsługę social media, po video marketing.

Z wykształcenia jestem informatykiem, więc w materiałach które przygotowuje i udostępniam często usłyszysz o nowoczesnych technologiach i o tym jak wykorzystywać je w swojej firmie.

Dzielę się tutaj wiedzą, zdobytym już przez lata doświadczeniem i umiejętnościami które zdobyłem, „naprawiając” biznesy moich klientów.



Dodaj komentarz