Jak rozwiązać umowę skutecznie za pomocą Poczty

Jak rozwiązać umowę listem poleconym

Jak rozwiązać umowę skutecznie za pomocą Poczty, to artykuł będący odpowiedzią na częsty problem. Co zrobić gdy jest trudny kontakt z firmą z którą chcemy zakończyć współpracę.

Wielokrotnie spotkałem się z sygnałami od znajomych, klientów w sprawie problemów z egzekwowaniem umowy, lub nawet z jej rozwiązaniem.

Dlaczego załatwiamy sprawy poprzez korespondencje tradycyjną, a nie poprzez maila?

Wiem doskonale, że mail jest świetny, możemy też ustalić czy wiadomość została odebrana przez nadawcę, oraz czy została otwarta. Ba są systemy które nawet powiedzą nam jak długo była czytana i w ilu procentach.

Jednak …

… to nie jest dowód dla … sądu.

Jeżeli masz w przyszłości wstąpić na drogę prawną, to nie jest dobry sposób.

Często będziesz tracić wiele czasu, Energi, kosztów związanych z powołaniem ekspertów, biegłych by udowodnić przed sądem, że mail jest dobrym sposobem.

Druga strona zawsze będzie twierdzić, że to był błąd systemu, mieli wtedy wirusa i 1000 innych wymówek sprawiających, że będzie to problemem udowodnienie, że dostali taką informację.

Inaczej jest w wypadku korespondencji tradycyjnej.

Zobacz zresztą – najlepszym przykładem na to że to działa jest to że sądy nie wysyłają SMSów z powiadomieniem czy zawiadomieniem, czy też e- maili.

Wysyłają tradycyjna pocztą list.

Z wykorzystaniem operatora narodowego czyli na dziś korzystając z Poczty Polskiej.

List polecony, często z potwierdzeniem odbioru.

Potwierdzenie nadania
Potwierdzenie nadania

Cztery przykłady na początek

Przykład pierwszy – nierzetelna firma, kiepsko wykonywane usługi

Tutaj częstym przykładem są agencje SEO które coś tam czarują, firmy typu telewizja kablowa, i wiele innych. Faktury wpływają regularnie, do kontaktu jest infolinia gdzie można dzwonić godzinami a i tak przełączają nie wiadomo gdzie na koniec po prostu rozłączają.

Siedziba nawet jak jest to są potężne kolejki i zasłanianie się, epidemią, bezpieczeństwem (chyba naszych powierzonych im pieniędzy) itp.

Przykład drugi – firma mi robi sklep internetowy już 5 lat

Autentyczny przykład jednej z moich klientek. Firma robi dla niej sklep już blisko … 5 lat. Co ciekawe dostali już kilka tysięcy na realizację, ale … sklepu nie ma.

Kontakt telefoniczny – brak

Kontakt na maila – odpowiedź po 2-3 tygodniach o ile pytanie nie jest kłopotliwe.

Jak rozwiązać z nimi umowę?

Najlepiej za pomocą korespondencji tradycyjnej.

Przykład trzeci – strona wykonana pieniądze rozliczone, a umówionego wsparcia brak

Jak mawia pewien mechanik samochodowy:

Gwarancja do bramy, a potem się nie znamy.

Niestety w taki sposób jak zlecasz wykonanie strony internetowej, raczej nie chcesz działać.

Skoro wykonawca w umowie zaznaczył że świadczy wsparcie techniczne to reakcją serwisu w umówionych 48 godzinach od kontaktu jest przynajmniej informacja w stylu:

Zajmujemy się Pani/Pana problemem.

Jednak jeżeli tego nie ma to nie do końca umowa jest tak realizowana jak być powinna.

Jeżeli na dodatek jest brak kontaktu po stronie wykonawcy to … warto zastanowić się co robić dalej.

Może warto porozmawiać … korespondencyjnie?

Przykład czwarty – z mojego życia – jak próbowano mnie naciągnąć na zamawianą reklamę

Kilka lat temu w ramach reklamowania różnych usług które wtedy świadczyłem korzystałem często z nowych serwisów ogłoszeniowych.

To była dobra opcja – nowy portal często pozwalał na darmowe ogłoszenia, aby zapełnić pulę ogłoszeniodawców, a zarazem ktoś wykładał spore pieniądze by rozreklamować portal.

Jak ktoś tam wchodził to często ja byłem jedyna firmą w danej kategorii. Brak konkurencji – duże szanse na kontakt klienta właśnie ze mną.

Rejestrowałem się na wielu takich portalach.

Na jednym z nich wyraźnie w tytule pisało, że jest to portal DARMOWYCH ogłoszeń.

Zarejestrowałem się dodałem ogłoszenia w kilku kategoriach i .. przez pięć lat nie robiłem nic więcej.

Nie dostawałem też żadnej informacji.

Nagle przyszła faktura na ponad tysiąc złotych (prawie 10 lat temu) i informacja , że portal jest płatny od kilku miesięcy i to opłata za ostatnie trzy miesiące.

Bo rok temu portal zmienił regulamin, gdzie zamieszczono informację, że portal jest płatny i teraz ja mimo że NIE ZAAKCEPTOWAŁEM REGULAMINU mam za to płacić.

Następnie jest wymienione jakie to kroki prawne, komornicy, firmy od ściągania długów są już powiadomione i to ostateczne wezwanie do zapłaty bo …

Brak odpowiedzi na moje maile, podany telefon na stroni mimo dzwonienia o różnych godzinach nikt nie odpowiada. Zajrzałem do rejestru firm – okazuje się że firma działała rok potem dwa lata była zawieszona, a potem znowu ruszyła już żądając zapłaty. Czyli – nie było ciągłości świadczonej usługi, firma zmieniła nazwę – o czym nie dostałem informacji, a jednak mam płacić za coś czego nie akceptowałem.

W takim razie zostało mi jedno – rozwiązać umowę korespondencyjnie.

Jak rozwiązać umowę korespondencyjnie?

Na początek chce by to jasno wybrzmiało – nie jestem prawnikiem, nie udzielam porad prawnych.

Poniższe informacje zamieszczone przeze mnie, są wynikiem moich własnych doświadczeń, poparte wiedzą praktyczną ze względu na moje wieloletnie doświadczenia w „kontaktach” z nierzetelnymi firmami, instytucjami publicznymi itp.

Nie jest to porada prawna i nie taki jest tego zamiar.

Stosując poniższe kroki, robisz to na własne ryzyko i własną odpowiedzialność.

Jak rozwiązać umowę korespondencyjnie?

Podzieliłbym to na trzy kroki:

  • Ustalenie aktualnego adresu firmy.
  • Przygotowanie odpowiedniego pisma z rezygnacją.
  • Wysyłka z pomocą poczty.

W takim razie ruszajmy po kolei z realizacją:

Jak ustalić aktualny adres firmy

Możemy wykorzystać naszą umowę, tam powinien być adres, ale może być już nie aktualny. Teoretycznie powinien być na fakturze, ale czasem go nie ma.

Każda firma zarejestrowana w Polsce musi mieć adres korespondencyjny podany do kontaktów z ZUS i Urzędem skarbowym.

Więc nie ma takiej możliwości, że adresu nie ma.

Na fakturze na pewno musi być podany NIP firmy która wystawia fakturę – bierzemy więc ten NIP i wchodzimy na stronę:

https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/

i oczom naszym ukazuje się strona:

GUS https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/
GUS https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/

Wpisujemy NIP w wyszukiwarkę i po chwili mamy adres.

Jak przygotować pismo z rezygnacją?

Tutaj na początek informacja – to pismo urzędowe i takim językiem się posługujemy.

Nie służy ono do wylewania żali, uzasadnień czego rezygnujemy itp. Nie jest to też miejsce do wypisywania jak firma jest beznadziejna, co gdzie sobie powinni wsadzić i inne tego typu.

Takie rzeczy szczególnie zawierające groźby karalne to w ogóle nie jest pomysł wysyłania na piśmie, bo to świadczy tylko o Tobie.

Jak zredagować odpowiednie pismo – rezygnacje?

Są pewne zasady tego typu pism:

Miejscowość data

W wypadku przykładu poniżej miejscowość to Lublin (obecnie tutaj mieszkam) oraz data z lipca – Tutaj wpisujesz oczywiście swoja miejscowość i datę kiedy tworzysz lub wysyłasz pismo. To ważne – to data od kiedy sprawa rusza.

Twoje dane

Wpisujesz Imię nazwisko, potem adres korespondencyjny czyli taki wraz z kodem pocztowym. Możesz dodać maila i telefon

Dane odbiorcy – firmy z której usług rezygnujesz

W przykładzie poniżej masz firmę Nierzetelna Sp z o.o. – tutaj wpisujesz dane firmy z której usług rezygnujesz – dane pozyskujesz z bazy internetowej którą podałem powyżej.

Tytuł pisma

Tego chyba nie muszę wyjaśniać 😉

Treść pisma

Najważniejszą rzeczą jest wpisanie tutaj informacji z czego rezygnujesz – najlepiej podać rodzaj usługi, numer klienta, abonenta, umowy itp. te dane można znaleźć często na fakturze gdzie piszą za co płacisz.

Często podajemy je jako wpłatę tytułem.

Warto wspomnieć o nieudanych próbach kontaktu lub potyczkach z serwisem.

Bez szkalowania, język urzędniczy dane, fakty, daty, z kim rozmawialiśmy itp.

Na koniec pisma

Na koniec powinna znaleźć się informacja od kiedy chcemy zakończyć umowę, oraz formuła zmuszająca do odpowiedzi:

Proszę o odpowiedź z zachowaniem formy pisemnej w przewidzianym ustawowo terminie.

Jeżeli oczekujemy zwrotu za poniesione koszty itp. używamy zwrotu w stylu:

Wpłacone do tej pory kwoty zaliczki proszę o przelanie na mój rachunek numer: tutaj numer rachunku

Na koniec możemy dodać:

W wypadku braku odpowiedzi z Państwa strony zostaną poczynione odpowiednie kroki prawne.

Całe pismo może wyglądać mniej więcej tak:

Jak skutecznie zerwać umowę listem poleconym - przykładowe pismo
Jak skutecznie zerwać umowę listem poleconym – przykładowe pismo

Wysyłka pisma z pomocą Poczty Polskiej

Mamy gotowe pismo, teraz czas na wysyłkę do naszego adresata.

Idziemy na pocztę gdzie będą nam potrzebne dwa druczki (biały i żółty – zdjęcia poniżej) które wypełniamy.

Jeżeli nie wiemy jak – zawsze można zapytać i pracownik Poczty Polskiej ma obowiązek udzielić nam takiej informacji.

Potwierdzenie nadania
Potwierdzenie nadania

Jak rozwiązać umowę listem poleconym potwierdzenie odbioru
Jak rozwiązać umowę listem poleconym potwierdzenie odbioru

Jak mamy druczki wypełnione to podchodzimy do okienka pocztowego i prosimy o wysłanie naszego pisma (oczywiście nie muszę wspominać o tym, ze wkładamy je w kopertę i adresujemy) jako list polecony.

To ważne.

List polecony jest tak zwana przesyłką rejestrowaną.

W odróżnieniu od listu zwykłego, Poczta Polska pobiera za niego wyższa opłatę, ale w zamian za to rejestruje drogę jaka list przemierza.

Przykładowa Rka czyli list polecony
Przykładowa Rka czyli list polecony

Na list jest naklejana naklejka, oraz naklejka z tym samym kodem paskowym naklejana jest na nasza biała karteczkę, która staje się dowodem nadania przez nas przesyłki pod ten napisany na karteczce adres.

Numer przesyłki
Numer przesyłki

Numer na nalepce z kodem paskowym jest naszym numerem nadania, dzięki któremu możemy sprawdzić w systemie śledzenia przesyłek Poczty Polskiej gdzie jest nasz list, jaką drogę już przeszedł i czy dotarł do celu.

Aby to sprawdzić należy wejść na stronę śledzenia przesyłek:

https://emonitoring.poczta-polska.pl/

Strona wygląda tak:

Śledzenie przesyłek
Śledzenie przesyłek

Żółta karteczka przyklejana jest do koperty z naszym pismem przez pracownika Poczty Polskiej, a następnie wraz z listem trafia do adresata.

Na miejscu listonosz zanim wręczy list polecony, odkleja żółtą karteczkę, daje do podpisu adresatowi który potwierdza, że list otrzymał własnoręcznym czytelnym podpisem, następnie wręcza list adresatowi i po powrocie na pocztę, żółta karteczka jest wysyłana w drogę powrotna do Ciebie.

Jak rozwiązać umowę z pomocą Poczty Polskiej

W ten sposób prawidłowo po kilku dniach masz dostępny dowód nadania w postaci białej karteczki + dowód odbioru w postaci żółtej karteczki. To wszystko warto złączyć z wydrukowanym drugim egzemplarzem naszego pisma i … trzymać przez najbliższe lata jako dowód rzeczowy.

Jeżeli przyjdzie odpowiedź warto wszystko spiąć razem.

W razie batalii z komornikiem, sądami itp. masz namacalny dowód na to, że sprawa została załatwiona w ten sposób.

Na pewno jest to fizyczny dowód na to, że tak sprawa została załatwiona.

Jak rozwiązać umowę – FILM

Całość artykułu omawiam też w filmie, wyjaśniając poszczególne kroki. Jeżeli chcesz zobaczyć ten materiał – zapraszam.

Film możesz obejrzeć w serwisie YouTube korzystając z tego linku: https://youtu.be/9-wnDutT64I lub też bezpośrednio tutaj na stronie:

Kim jestem?

Nazywam się Maciej Ziegler, jestem inżynierem informatykiem, specjalistą od rozwiązań internetowych.

Na co dzień jestem właścicielem firmy, w której razem z współpracownikami staram się zapewniać kompleksowe wsparcie moich klientów, począwszy od dobrej strony internetowej, budowę / naprawę lejków sprzedażowych, obsługę social media, po video marketing.

Z wykształcenia jestem informatykiem, więc w materiałach które przygotowuje i udostępniam często usłyszysz o nowoczesnych technologiach i o tym jak wykorzystywać je w swojej firmie.

Dzielę się tutaj wiedzą, zdobytym już przez lata doświadczeniem i umiejętnościami które zdobyłem, „naprawiając” biznesy moich klientów.

Zainteresował Ciebie ten artykuł? Chcesz więcej?
Cały czas przeglądam ciekawe rzeczy w internecie.
Subskrybuje też kilka darmowych, a także płatnych newsletterów.
Chętnie dzielę się tym co odkryłem z moją społecznością.
Jeżeli chcesz, bym także z Tobą podzielił się swoimi odkryciami, nowościami, publikacjami to zapraszam – zapisz się na mój newsletter. Raz w tygodniu otrzymasz wiadomość na swojego maila.
UWAGA – Po zapisaniu się, na adres który podasz poniżej, przyjdzie wiadomość którą należy potwierdzić. Dopiero potwierdzenie tego spowoduje zapis na newsletter.
Jeżeli w ciągu 15 minut nie otrzymasz wiadomości warto też sprawdzić folder SPAM.