g mejl czy interii poczta – Czyli 7 zasad pisania e-maila

Czy to g mejl czy interii poczta wpisując to w wyszukiwarce przejdziemy do naszej poczty elektronicznej. To już ponad 30 lat kiedy w Polsce są wysyłane maile Czy znasz zasady savoir-vivre?

Tak jak w codziennym życiu, tak i w przestrzeni wirtualnej przyjęte zostały zasady współżycia społecznego, często określane przez słowo savoir-vivre.

Savoir-vivre – ogłada, dobre maniery, bon-ton, konwenans towarzyski, znajomość obowiązujących zwyczajów, form towarzyskich i reguł grzeczności funkcjonujących w danej grupie. Wyrażenie savoir-vivre pochodzi z języka francuskiego. Wikipedia

Tak jak i przy dawnych listach tak przy obecnych e-mailach obowiązują pewne zasady
Tak jak i przy dawnych listach tak przy obecnych e-mailach obowiązują pewne zasady

Czasami spotykamy ludzi którzy uważają, że świat wirtualny rządzi się innymi prawami. Jednak i tutaj mają zastosowanie zasady znane z otaczającego nas świata. Czasem zdarza się że niektórzy zapominają to, że w dzisiejszym elektronicznym świecie nikt nie jest anonimowy. Nawet złudne uczucie, że tak jest, wcale nie pokrywa się z rzeczywistością.

To kolejny element naszego brandu o czym więcej piszę w artykułach dostępnych w kategorii brand: https://sukcesstudio.pl/category/brand/

Przejdźmy jednak do sedna – korespondując z innymi w formie elektronicznej także pokazujemy innym jakimi ludźmi jesteśmy. Pokazując swój szacunek do innych, wystawiamy sobie świadectwo. Poniżej siedem punktów dotyczących kontaktów z wykorzystaniem poczty elektronicznej.

1. Adres mailowy – g mejl czy interii poczta

Co innego szalona zabawa z znajomymi, lub adres do zarejestrowania się w dziwnym serwisie lub na dziwnej stronie. Mając świadomość budowania swojego wizerunku, swojej marki osobistej do poważnych kontaktów używamy poważnego adresu e-mail. Adresy typu: napalona99@buziaczek.pl, kozak123@buraki.pl czy inne tego typu stanowczo są nie na miejscu do poważnych zastosowań. Przede wszystkim nawet stosując adresy darmowe w g mejl czy interii poczta lub też innych serwisach dbamy o odpowiedni adres.

Najczęściej stosowane jest standardowo – imię i nazwisko. Tutaj szczytem elegancji jest wykupienie sobie domeny z nazwiskiem – o ile jest to możliwe. Adres w stylu: marcin@kowalski.pl jest bardzo na pewno wyjątkowy i prestiżowy. Jednak nie każdy ma takie możliwości.

W wypadku służbowych adresów e-mail zwykle zostaje przyjęta jakaś konwencja:

imie.nazwisko@nazwaFirmy.pl

nazwisko.imie@nazwaFirmy.pl

spotkałem się jednak z tym, że ktoś postanowił wykorzystać trzy litery imienia i trzy nazwiska co prowadziło do zabawnych czasem składanek literowych i tak naprawdę wielkiego chaosu.

g mejl czy interii poczta - Czyli 7 zasad pisania e-maila
g mejl czy interii poczta – Czyli 7 zasad pisania e-maila

Do, DW, UDW

Te trzy „symbole” są dosyć często jedną z tych rzeczy o których wiesz, że są ale czasem po prostu głupio jest o to zapytać? Co to jest. Po co to jest. Do czego to jest. Czasem może się to wydawać dziwne, że ludzie używający poczty elektronicznej kilkanaście lub nawet więcej lat nie wiedzą do końca po co to jest. W takim wypadku naprawdę głupio o to zapytać. Wiem o tym więc wyjaśnię to dla tych co nie wiedzą, a boją się zapytać.

Do

To zwykle wiemy – tu wpisujemy do kogo wysyłamy wiadomość. To chyba jasne.

DW

DW to skrót od Do Wiadomości. Po co się go stosuje i kiedy? W korespondencji prywatnej raczej rzadko. W korespondencji służbowej prawie zawsze.

Przykład 1

Jeżeli kontaktuje się z kontrahentem, i chcę by mój szef wiedział o takim kontakcie (czasem szef powinien wiedzieć o każdym mailu wysłanym na zewnątrz firmy) umieszczamy adres przełożonego w polu DW. Czyli dostaje tą wiadomość Do Wiadomości. Czyli otrzymując taka wiadomość jeżeli dostaje maila i mój adres jest wpisany w polu DW to zostaje tyko poinformowany o jakiejś sprawie, jednak nie wymaga to ode mnie żadnych działań. Np. Odpowiedzi.

Przykład 2

W trakcie urlopu mojego współpracownika zastępuje go prowadząc jego sprawy.

Wysyłam maila do szefa który dotyczy sprawy którą prowadzi mój współpracownik. W tym wypadku adres współpracownika powinien znaleźć się w polu DW. Mój współpracownik zostaje powiadomiony o moich działaniach w sprawie. Po powrocie z urlopu przeglądając otrzymane maile będzie z automatu zaznajomiony ze sprawą.

g mejl czy interii poczta – Czyli 7 zasad pisania e-mailaZe względu na to po powrocie współpracownika z urlopu przekazanie prowadzonych spraw podczas jego nieobecności będzie ograniczone do minimum. Resztę „doczyta sobie” przeglądając zawartość swojej służbowej skrzynki e-mail.

UDW – czyli Ukryte Do Wiadomości

Przede wszystkim pod tajemniczym UDW kryje się skrót od Ukryte Do Wiadomości. Do czego to zastosować.

Przykład 1 – w życiu prywatnym.

Jeżeli chcesz wysłać maila do kilku osób nie chcąc zdradzać kontaktów do nich innym – wpisujesz ich adresy w polu UDW. Dostana wiadomość będą wiedzieli od kogo ale nie będą mogli podejrzeć kto jeszcze otrzymał wiadomość od Ciebie.

Przykład 2 – współpraca z kontrahentami.

Jeżeli prowadząc restaurację, często kontaktuje się z dostawcami, potrzebuje np. wina w dobrej cenie – wysyłam zapytanie mailem wpisując adresatów wiadomości w polu UDW. Dzięki temu wszyscy dostają moje pytanie. nie wiedzą jednak z kim współpracuje i kto jest moim kontaktem w innej firmie – taka tajemnica handlowa.

WAŻNE – używając UDW pamiętaj że główny odbiorca jak i ten wpisany w DW mają możliwość podejrzeć, że stosujesz UDW. Czyli że kopię wiadomości dostał ktoś jeszcze. Nie zawsze to eleganckie podejście zawiadamianie jakiś ukrytych osób o danej informacji. Czasem może to być źle widziane.

2. Tytuł wiadomości

Tytuł wiadomości powinien być skróconą informacją na pytanie: O co chodzi? Dlaczego do mnie piszesz?

Przede wszystkim warto też wspomnieć w nim o załącznikach jeżeli są takie dołączone do maila.

Maile bez tytułu są po prostu nie kulturalne. Przede wszystkim wprowadzają w skrzynce odbierającego chaos. Bezsprzecznie ułatwia to szybkie odszukanie wiadomości odbiorcy jak i … tobie jeżeli musisz poszukać czegoś w swojej skrzynce nadawczej.

3. Savoir-vivre czyli kultura wypowiedzi

To co i jak piszesz świadczy o Tobie. To często był swojego czasu też mój problem. Czy napisać Dzień dobry? – ok ale jak ktoś to odbierze wieczorem? Doszedłem parę lat temu do wniosku, że w tej sytuacji będę używał słowa Witam.

Robiłem tak do czasu kiedy uświadomiłem sobie wreszcie, że to nie eleganckie.

Witam – używamy do osób podwładnych. Pokazujemy w ten sposób (niestety dla nas) swoja wyższość nad osoba do której skierowana jest wiadomość. To tak naprawdę oznacza, że powinno się tego unikać. Nawet wysyłając tak zatytułowanego maila do swoich podwładnych pokazujesz tylko, że jesteś … bucem.

OK.

W takim razie jak to robić?

Przede wszystkim zwracamy się jak w dawnych listach: Szanowny Panie, czy w wypadku gdy jesteśmy po imieniu po prostu pisząc imię.

Przykład 1

Szanowna Pani,
raporty o które Pani prosiła przesyłam w załączniku.
Z wyrazami szacunku
Genowefa Iksińska

Przykład 2

Zbyszek,
przygotuj proszę jak najszybciej materiały na szkolenie.
Pozdrawiam
Marek

g mejl czy interii poczta - a może tradycyjny list?
g mejl czy interii poczta – a może tradycyjny list?

4. Szybki kontakt

E-maile z założenia miały umożliwiać szybki kontakt. Szybka wymianę informacji. Podczas gdy tradycyjny list szedł kilka dni – e-mail w ciągu kilku sekund do kilku minut pojawia się w Twojej skrzynce.

Świat znacząco przyspieszył – dlatego odpowiedź na maila powinna być jak najszybsza. Dopuszczalna jest sytuacja w której odpowiadamy na drugi dzień jeżeli mail trafił do naszej skrzynki po godzinach pracy.

Jeżeli trafia do nas pod koniec pracy lub wymaga dłuższej odpowiedzi – np. odpowiedzią ma być raport lub zebranie większej ilości danych to odpisujemy natychmiast, informując odbiorcę, że już nad tym pracujemy. Odpowiedź właściwą prześlemy w momencie zebrania wymaganych danych. O tym też informujemy w tym pierwszym mailu.

Źle wygląda nie odpowiadanie na maile – nawet takie których nie chcemy. Często dostaniemy kolejny. Krótka odpowiedź w stylu:

Dziękuję nie jestem zainteresowany Państwa ofertą. Zaręczam Ci że zdziwi odbiorcę. Ale też da mu sygnał, że ma do czynienia z osoba kulturalną.

5. Prośba o potwierdzenie

Czasem potrzebujemy potwierdzenia, że dana informacja jest akceptowana przez odbiorcę. sam korzystam z tej opcji kiedy zawieram w ten sposób umowę z klientem. Jest to bardzo wygodne.

Ustalam z klientem szczegóły przez telefon.

Następnie pod koniec umowy umawiam się że wszystko spiszę w jednym mailu i poproszę o jego potwierdzenie. Potwierdzenie jest równoznaczne z zawarciem umowy.

W niektórych systemach mailowych można jeszcze ustawić ważność wiadomości i automatyczne potwierdzenie odbioru i osobno otwarcia wiadomości. Niestety nie wszystkie systemy pocztowe to obsługują, więc nie zawsze można tego używać.

6. Informacja o załącznikach

Przede wszystkim informacja o załącznikach dobrze by znalazła się w temacie wiadomości.

Niektóre programy pocztowe nie pokazują wyraźnie załączników. Przez co mogą one łatwo umknąć odbierającemu. W rezultacie pozostaną nie zauważone. Warto dlatego zwrócić na to uwagę odbiorcy.

7. Podpis w mailu

Podpis podobnie jak powitanie uzależniony jest często od naszego odbiorcy. Jeżeli pracujesz w dużej firmie gdzie ludzie często się nie znają warto by oprócz podpisu znajdowała się informacja w jakim dziale pracujesz, na jakim stanowisku.

Bezsprzecznie jeżeli wysyłasz maila służbowego mimo, że sądząc po adresie mailowym wydawałoby się, że wiadomo skąd piszesz warto też zamieścić informację jaka firmę reprezentujesz.

Warto też zamieścić informację typu numer telefonu czy adres korespondencyjny. Ten pierwszy do szybkiego kontaktu. Ten drugi szczególnie w sytuacji jeżeli coś ma nam być przesłane kurierem, pocztą tradycyjną itp.

Z czego korzystasz -g mejl czy interii poczta
Z czego korzystasz -g mejl czy interii poczta

Podsumowując g mejl czy też interii poczta

Nie ważne z jakiego systemu pocztowego korzystasz. Ważne jak piszesz maile. Czy odpowiednio je tytułujesz. Opisujesz informację w treści. Jakich zwrotów używasz. Te wiadomości zostają. Są tacy co kasują wszystko ze skrzynki. Są tacy co trzymają maile sprzed 20 lat.

Przede wszystkim robią to ludzie którzy często muszą wracać do pewnych ustaleń. Ludzie którzy zmuszeni są do odszukania jakiś informacji.

Pisz maile tak abyś nie musiał / nie musiała się za nie wstydzić. Tak by czytanie ich było przyjemnością. Rób to tak by twoje maile świadczyły o wysokiej kulturze, zaangażowaniu, człowieczeństwie, szacunku do odbiorcy.

Szczególnie gdy Ci się nie chce.

Nie jesteś w nastroju.

Nie masz ochoty na nic.

Pisz maile, na które czeka się z niecierpliwością.

Na temat pisania maili przygotowałem też materiał filmowy. Chcesz zobaczyć więcej zapraszam: https://youtu.be/vaolQsknJKc lub możesz obejrzeć bezpośrednio na tej stronie:

g mejl interii poczta – Czyli 7 zasad pisania e-maila- Savoir-vivre jak pisać poprawnie

Dodaj komentarz