Jak efektywnie delegować zadania? Odpowiedź na to pytanie zastosowana w praktyce będzie kluczem do sukcesu w pracy Twojego zespołu. Jeśli zastanawiasz się po co to w ogóle robić i czy inni wykonają pracę tak samo dobrze jak Ty to…wiedz, że nie jesteś sam. Większość osób prowadzących biznes na pewnym etapie rozwoju firmy się nad tym głowi. Pozwól, że podzielę się z Tobą moimi sposobami na to jak efektywnie delegować zadania.
Często słyszę:
"Maciej, chciałbym rozwijać firmę, ale inne zadania zajmują mój czas."
"Mam zespół, ale tylko ja wiem jak pewne rzeczy powinny być zrobione."
"Moi pracownicy ciągle popełniają błędy i przez to firma się nie rozwija."
"Chciałbym dzielić się pracą, ale nie wiem jak efektywnie delegować zadania."
"Mam wrażenie, że muszę ciągle rozwiązywać problemy innych, przez co nie mam czasu na zarządzanie firmą."Jakie problemy tu rozpoznajesz? Oczywistymi odpowiedziami wydają się być brak czasu, zbyt duża ilość obowiązków, zarządzanie zespołem… Pamiętasz jeszcze ułamki? Tak? To mam dla Ciebie zadanie. Sprowadź te wszystkie hasła do wspólnego mianownika. Daję Ci chwilę. Już? Dokładnie, wspólnym wszystkich tych problemów jest brak umiejętności efektywnego delegowania zadań.
Delegowanie zadań, czyli co?
Delegowanie według Słownika Języka Polskiego PWN to przekazywanie swoich uprawnień lub obowiązków niższej instancji. Tłumacząc z polskiego na nasze (biznesowe) – „uprawnienia lub obowiązki” to zadania, a „niższa instancja” to Twoi pracownicy lub członkowie zespołu. Prosta sprawa. Ty im coś zlecasz, oni to wykonują i po kłopocie. Definicja nie uwzględnia jednak uzyskanych efektów. Moje doświadczenie pokazało mi, że nie zawsze zadanie przekazane zostaje wykonane w sposób zadowalający zlecającego. Dlaczego tak jest? Być może dlatego, że ktoś, w przeciwieństwie do Ciebie dziś, nie zadał sobie wcześniej pytania jak efektywnie delegować.
Są oczywiście tacy ludzie jak Michał Szafrański, autor bestsellera „Finansowy Ninja” oraz bloga „Jak oszczędzać pieniądze?”, którzy są zadeklarowanymi solopreneurs (polecam wywiad: https://zaprojektujswojezycie.pl/michal-szafranski-wszystko-co-robie-robie-z-lenistwa-jak-oszczedzac-pieniadze/). Samodzielnie zajmują się biznesem, odpowiadają za sukcesy i porażki tylko przed sobą. Dla mnie to są wyjątki potwierdzające regułę.
Przejdźmy więc do tego jak zacząć i na czym się skupić, aby efektywnie delegować zadania.
Po co delegować?
Gdy zatrudniasz nową osobę, jej głównym celem jest odzyskanie Twojego czasu. Zadanie, które jej powierzasz będzie Cię kosztowało np. 50 PLN za godzinę. Ty w tym czasie poświęcisz tę samą godzinę na rozwój biznesu i wygenerujesz możliwość zarobienia np. 5000 PLN. Umiejętne delegowanie pozwala firmie rosnąć i zwiększać dochody. Delegowanie jest podstawą jakiegokolwiek biznesu. Bez niego Twój sukces będzie ograniczony przez ilość godzin w dobie i poziom energii, które Ty jesteś w stanie zainwestować w pracę. Zachęcam Cię do tego, żebyś zadania, które stają się powtarzalne delegował odpowiednim osobom, aplikacjom lub systemom. Dzięki temu będziesz mógł pracować nad rozwojem firmy, a nie w firmie.
Dodatkową zaletą jest to, że delegując rozwijasz członków swojego zespołu. Wykonując powierzone przez Ciebie zadania czują zaufanie, którym ich obdarzasz, a jednocześnie mogą wzmacniać swoje kompetencje.
(Jeśli będziesz szukał sposobu jak efektywnie wykorzystać zyskany czas zapraszam do zapoznania się z techniką Pomodoro https://sukcesstudio.pl/technika-pomodoro/ 🙂 )
Jak efektywnie delegować – pierwszy krok
Pierwszym krokiem do efektywnego delegowania jest przełamanie strachu. Ludzie boją się delegować, bo mają wrażenie, że odbiorca zleconego zadania nie posiada wiedzy lub umiejętności do jego wykonania. Sposobem na ten strach jest zrozumienie, że delegowanie nie polega na generowaniu kolejnych zadań i zasypywania nimi osoby, która ma je wykonać.
Delegowanie to budowanie procesów i przekazywanie tych gotowych procesów wykonawcom. Delegując zadania i obszary, powinieneś w sposób przystępny i zrozumiały przekazać wiedzę, którą sam posiadasz. Łatwo wpaść w pułapkę i wymagać od pracowników, aby od razu rozumieli to, czego nauczenie się Tobie zajęło miesiące lub lata.
Warto też zdać sobie sprawę, że delegując, nie otrzymasz tego samego rezultatu, jak gdy wykonujesz coś samodzielnie. Weź pod uwagę, że jeśli zrobienie danej rzeczy zajmuje Ci 40 godzin, to nowy wykonawca będzie potrzebował czasem nawet dwa razy tyle czasu, aby osiągnąć podobny rezultat. Wraz z nabywaniem doświadczenia przez pracownika, może się okazać, że wykonuje daną czynność prędzej, dokładniej i z lepszym rezultatem niż Ty. Twoją rolą jest udostępnienie mu warunków do tego, danie wsparcia i czasu.
Jak przygotować się do efektywnego delegowania?
Spisuj swoją wiedzę o firmie i wszelkich procesach w niej zachodzących. Może to zabawne, ale nawet wysłanie listu różne osoby mogą rozumieć różnie. Twórz procedury na wszelkie okoliczności, niech będą one szczegółowe, z opisaniem każdego kroku, niezależnie od tego jak oczywisty Ci się on wydaje. Istotne jest również stworzenie definicji 'zrobionego’ – co dla Ciebie oznacza, że dane zadanie zostało wykonane? Budując taką bazę, zbierasz w jednym miejscu informacje o tym, jak wszystko działa, skąd brać narzędzia i zasoby. Dzięki temu, nie będziesz musiał każdemu z osobna tłumaczyć tego samego. Zbudujesz też atmosferę zaufania i samodzielności wśród pracowników. Bądź otwarty na ich potencjał, być może znajdą sposoby na to jak ustanowione przez Ciebie procesy ulepszyć.
Pamiętaj o tym, aby wszelkie stworzone przez Ciebie dokumenty były jasno sformułowane, czytelne i dostępne, kiedy tylko pracownik będzie tego potrzebował. Instrukcja do której zrealizowania jest potrzebna kolejna instrukcja nie jest najlepszym pomysłem.
Poznaj swoich pracowników – w delegowaniu ważne jest skierowanie zadania do odpowiedniej osoby. Odpowiedniej, czyli takiej, która ma kwalifikacje (lub potencjał) do jego wykonania i z dużą dozą prawdopodobieństwa sobie poradzi.
Jeśli jeszcze nie ustawiłeś procesów w swoim przedsiębiorstwie lub nie czujesz się w tym pewnie, to może warto zatrudnić specjalistę, który umiejętnie zrobi to za Ciebie lub z Tobą.
Jak efektywnie delegować – schemat rozmowy
Kiedy jesteś już gotowy do tego, żeby delegować zadanie nadchodzi czas na rozmowę delegującą. Poniżej przedstawiam schemat, który na pewno ją uporządkuje. W rozmowie delegującej należy jasno określić kilka elementów:
- Zadanie – powinno być jednoznacznie opisane – co chcesz, żeby ktoś zrobił?
- Efekt – wskazanie i nazwanie oczekiwanych efektów – na jaki efekt się umawiamy?
- Cel – określenie celu i konsekwencji zadania – po co to robić?
- Czas – wyznaczenie ram czasowych – w jakim czasie to zrobić?
- Sposób – pokazanie możliwych sposobów realizacji – jak to zrobić?
- Monitoring – umówienie się na sposób monitoringu – jak będziemy się informować o postępach?
- Odpowiedzialność – przekazanie odpowiedzialności – kto za co odpowiada?
Jak radzić sobie z błędami?
Każdy z nas popełnia błędy. Istotne jest, jak sobie z nimi radzimy. W dobrze działającej organizacji potrzebne jest przyzwolenie na błędy, co jednak nie jest równoznaczne ze zgodą na to, aby się one powtarzały.
Nie szukaj winy, tylko sposobu na naprawienie procesu i zaistniałych sytuacji. Twoim celem jest znalezienie powodu, dlaczego coś nie działa. A nie winnego – to ślepa uliczka. Z doświadczenia wiem, że zazwyczaj problem leży w niewłaściwym przekazaniu wiedzy lub poszczególnych zadań. Warto też zmienić perspektywę. Jeżeli osoba, której wydelegowałeś zadanie lub obszar, nie radzi sobie z nim, to może źle dobrałeś ją do stanowiska. Jest to Twoja pomyłka, którą popełniłeś już na etapie rekrutacji.
Jeżeli ktoś notorycznie sobie z czymś nie radzi, nie zapomnij też sprawdzić procesu, który ustaliłeś. Może nie jest on jasno rozpisany lub są w nim luki, które należy uzupełnić.
Koniecznie przeczytaj!
Nie byłbym sobą, gdybym na koniec nie polecił Ci jednej z lepszych książek, które przeczytałem na początku mojej kariery: „Jednominutowy Menedżer Spotyka Małpę”, autorstwa Kena Blanchard (https://lubimyczytac.pl/ksiazka/151730/jednominutowy-menedzer-spotyka-malpe). W tej książce poznałem małpy, które w delegowaniu są po prostu następnym krokiem.
Jako lider często bierzesz na siebie więcej niż powinieneś. Twoi pracownicy i wspólnicy chętnie przychodzą do Ciebie ze swoją zgrają małp na ramionach i zostawiają je pod Twoja opieką. Oni pozbywają się problemów. Ty je mnożysz. Upychasz je gdzie się da, aż przestajesz mieć miejsce na swoje obowiązki, wyzwania i cele.
Sztuka polega na tym, żeby powiedzieć innym, że każdy odpowiada za swoje małpy. Nie Twój cyrk, nie Twoje małpy!
Kim jestem?
Nazywam się Maciej Ziegler, jestem inżynierem informatykiem, specjalistą od rozwiązań internetowych, oraz od poprawiania biznesów.
Na co dzień przede wszystkim jestem właścicielem firmy, w której razem z współpracownikami staram się zapewniać kompleksowe wsparcie moich klientów, począwszy od dobrej strony internetowej, budowę / naprawę lejków sprzedażowych, obsługę social media, po video marketing.
Z wykształcenia jestem informatykiem, więc w materiałach które przygotowuje i udostępniam często usłyszysz o nowoczesnych technologiach i o tym jak wykorzystywać je w swojej firmie.
Dzielę się tutaj wiedzą, zdobytym już przez lata doświadczeniem i umiejętnościami które zdobyłem, „naprawiając” biznesy moich klientów.