Praca zdalna – jak nie dać się zwariować

Praca zdalna to teraz wybór. Pandemia i lockdown, czyli moment kiedy praca zdalna stała się jedną z opcji, dawno minęła. eraz praca zdalna jest wprowadzana świadomie, zgodnie z planem. I chociaż od momentu kiedy zaczęliśmy pracować zdalnie minęło już kilka lat, to niektóre sprawy wcale nie stają się prostsze. Organizacje odnotowują spadek jakości pracy, efektywności lub komunikacji.

Jak z tym walczyć? Dowiesz się tego tym artykule, a do tego poznasz zasady skutecznej pracy zdalnej oraz dowiesz się jak sprawić, aby zdalni pracownicy czuli się dobrze.

O czym warto pamiętać przy pracy zdalnej?

Patrząc na badania, w czasie zaledwie 11% polskich firm pracowało zdalnie! Teraz jest ich niewiele więcej.

Co więcej, w firmach z zagranicznym kapitałem ponad 40% pracowników wciąż pracuje hybrydowo. Dlaczego firmy z polskim kapitałem boją się pracy zdalnej?

Praca zdalna to test zarządzania. Z czego wynika trudność? Z tego, że czujemy, że nie mamy kontroli nad pracownikami. Ten lęk hamuje rozwój zespołów i jest to duży problem. 

Jakie zasady powinny przyświecać pracy zdalnej?

Po pierwsze: bezwarunkowa transparentność i szczerość, zarówno ze strony pracownika, jak i managementu. Mimo to, praca zdalna nie powinna być ściśle kontrolowana. 

Dlaczego? Dlatego, że kolejna zasada brzmi: mniej kontroli, więcej wolności i odpowiedzialności. 

Bardzo ważna jest również infrastruktura, np. system konferencyjny – bez tego praca zdalna będzie mało efektywna.

Powinno się również ustalić zasady, które będą organizować pracę zdalną. Uzgodnienie “ok, pracuj z domu” to zdecydowanie za mało.

Co więcej, jeżeli Twoja firma jest w chaosie, to praca zdalna nie jest dobrym wyborem. Praca zdalna będzie tylko potęgować ten problem.

Komunikacja w zespole

Dobrym pomysłem na integrację zespołów zdalnych i stacjonarnych jest tzw. „daily”, czyli zdalne spotkanie trwające ok 10-15 minut. Polega ono na tym, że oba te zespoły spotykają się razem i każdy krótko (ok. 60 sekund z zegarkiem, “żeby kogoś nie poniosła fantazja”) opowiada o swoich dzisiejszych planach i czy udało mu się wykonać te wczorajsze. Co więcej, jeżeli istnieje coś, co nas blokuje, to mówimy o tym. Takie daily odbywa się codziennie rano – dzięki temu ludzie czują się bezpieczni, każdy wie co robi i czuje się częścią zespołu. 

Raz na tydzień warto jest robić „weekly” – jest to okazja, żeby raz na tydzień usiąść z zespołem i w ciągu 30-90 minut zastanowić się, czy idziemy w dobrym kierunku . To jest moment w którym możemy wprowadzać jakieś drobne zmiany, bazując na wnioskach wyciągniętych w tym tygodniu.

Na koniec – spotkanie miesięczne. Choć nie zawsze jest to możliwe, to naprawdę warto, aby przyjeżdżał na nie cały zespół (jeżeli zespół jest rozproszony po różnych miejscach, to może być to spotkanie kwartalne czy półroczne). To jest spotkanie, które zmienia najwięcej – to tu dokonuje się analiza tego, co udało nam się osiągnąć i co trzeba zmienić.

Zadbaj o swojego pracownika

Takie spotkania – daily, weekly i miesięczne – są wyjątkowo ważne dla pracowników zdalnych, gdyż czują wtedy, że oni również mają wpływ na zmiany w firmie.

Ważne jest, aby doceniać zarówno pracowników zdalnych, jak i stacjonarnych. Pracownicy zdalni nie mogą czuć się gorsi od tych, którzy pracują w biurze.

Co więcej, trzeba dbać o ich czas i ustalone godziny pracy. W przypadku pracy zdalnej często życie prywatne przeplata się z pracą (niestety), dlatego to bardzo ważne, aby tej bariery pilnować.

12 zasad zarządzania zespołem zdalnym

Co zrobić, aby zespoły zdalne i hybrydowe osiągały największą skuteczność? Istnieje kilka zasad, które mogą Ci w tym pomóc. Są one przydatne zarówno dla pracodawców i kierowników, ale też dla pracowników. Oto one:

Zdefiniowane cele

Jeżeli chcesz wdrażać pracę zdalną, zdefiniuj najpierw swoje cele. Pracownik powinien wiedzieć co jest od niego wymagane – i to dokładnie. Aby pracować skutecznie, pracownicy muszą mieć dokładną świadomość tego, czego wyczekuje od nich pracodawca. Warto wyznaczyć konkretne cele, chociaż jak wiadomo nie zawsze jest to możliwe. Niektóre cele służą obserwacji – są podstawą do rozmowy z pracownikami i ewentualnej poprawy.

Procesy osiągania celów

Aby praca zdalna działała, procesy osiągania celów muszą być zdefiniowanie. Bez tego ciężko jest rozmawiać na ten temat z pracownikami – w końcu musimy wiedzieć, co to znaczy „działać”. Na każdy z celów powinien być zdefiniowany jakiś proces.

Stworzenie wirtualnego środowiska pracy

Nie warto, żeby każdy robił swoje i nie wiedział czym zajmuje się reszta. Warto za to stworzyć wspólne środowisko pracy – może to być np. wspólna przestrzeń dyskowa – to dodatkowe zabezpieczenie, w wypadku gdy pracownik np. zachoruje. Warto też dbać o higienę środowiska pracy – trzymamy na dysku tylko aktualne pliki, odpowiednio je nazywamy itp.

Narzędzia wspierające pracę zdalną

Przykładowym są Asana lub Miro. Takie narzędzia wspomagają komunikację i wspólną prace. Co więcej, narzędzie te powinny symulować pracę stacjonarną – warto jest wykorzystywać zależność pracowników od siebie i współpracę.

Zasady, których się przestrzega

Ta kwestia jest często problematyczna. Warto jednak zadbać o istnienie spójnych zasad – np. podczas spotkań wszyscy mają włączone kamery. Wtedy nie jako przymus, ale zasada, której się przestrzega.

Kolejną trudną kwestią jest rozgraniczenie życia prywatnego od zawodowego. One powinny być od siebie odgrodzone – to dotyczy też kwestii stroju czy przebywania innych osób w pomieszczeniu podczas spotkań.

Pozyskiwanie informacji.

W biurze da się łatwo rozpoznać nastrój innych osób – to po prostu widać. Podczas pracy zdalnej czegoś takiego nie ma – w końcu nie mijamy się na korytarzach 🙂

Bardzo często trudno jest odczytać emocje pracowników i odpowiedzieć na nie. Zadanie pytania „czy wszystko okej?” to nie pytanie o emocje. Warto czasami po prostu po ludzku porozmawiać z pracownikiem, a zwłaszcza gdy pracuje zdalnie i bezpośredni kontakt nie jest możliwy.

Przekazywanie informacji

To ważne, aby pracownicy pracujący zdalnie z domu mogli się dowiedzieć co aktualnie dzieje się w firmie. Warto jest pisać o zmianach, sukcesach, nowych pracownikach i po prostu się tym wszystkim dzielić.

Rytuały

Systematyczne spotkania w różnych celach powinny być regularnym aspektem pracy zdalnej. To bardzo ważne, aby takie daty zawsze znajdowały się w kalendarzu i aby ich nie przesuwać. Pracownik na zdalnym ma mało szans na kontakt z innymi pracownikami i te rytuały powinny być wspólne i niezmienne.

Wzmacnianie zespołowości

Praca zespołach to coś co sprawia, że pracownicy zdalni czują się częścią firmy. Warto inicjować prace w dwójki i trójki.

Wirtualne drzwi otwarte managera

To ważne, aby kierownik był dostępny nie tylko dla pracowników stacjonarnych, ale i zdalnych (i to z jakimkolwiek problemem). Możesz np. ustalić, że zawsze w piątki między 15, a 18 można umówić się z Tobą na spotkanie lub kawę.

Strefa kawowa

To może być miejsce wirtualne lub otwarte miejsce w kalendarzu, gdzie można się spotkać i pożartować. To wspomaga kreatywność, ale to też okazja. aby się lepiej poznać i potem lepiej współpracować; w sytuacji ważnej sprawy wiemy do kogo pisać. 

Świętowanie sukcesów i pozytywny feedback

To, że ktoś pracuje w domu, nie oznacza, że pracuje źle. Dobrze jest świętować sukcesy i dawać ludziom pozytywne komunikaty. Jeżeli nie ma innej możliwości, to może to się odbywać nawet poprzez wysyłanie wirtualnych braw, memów czy gifów. To zawsze coś!

Podsumowując: nie ma nic gorszego niż nie wprowadzić zasad, nie motywować zespołu i liczyć na to, że wszystko będzie w porządku. W tym obszarze zawsze jest pole do pracy.

---

Ten artykuł powstał w oparciu o dwa filmy, do których obejrzenia (w całości lub w kawałkach) serdecznie Cię zapraszam:

Jak zarządzać osobami, które PRACUJĄ ZDALNIE? [Wise Business School]

12 zasad zarządzania zespołem zdalnym #45

---

---

---